6.4.1.5 De organisatie evalueert de rollen en autorisaties voor het beheer van haar geldmiddelen.

Status

Startdatum

Einddatum

Inhoudelijke rapportering

De thema-audit geldmiddelen van Audit Vlaanderen bracht naar voor dat er een systematiek nodig is om de bankrekeningen en resterende kassa’s veilig, accuraat en transparant te beheren. Tevens dienen de rollen en autorisaties voor het beheer van geldmiddelen geëvalueerd te worden.

In het voorjaar 2024 werden alle rekeningen van de verschillende banken ‘opgeschoond’. De namen van rekeningen werden aangepast, ongebruikte rekeningen werden opgezegd, volmachten en toegangen voor het beheer van de sociale rekeningen werden aangepast. De volmachten en toegangen voor de andere rekeningen zullen in de tweede helft van 2024 geactualiseerd worden. 

Er is een ontwerpnota ‘Banken’ in opmaak voor stad, OCMW en AGB waarin het regelgevende kader met betrekking tot betalingen van lokale besturen is opgenomen, een toelichting over de ‘gebruiker’ en ‘master user’ binnen de hoofdbank Belfius, de verschillende soorten rekeningen met betalingsbevoegdheden en de verschillende bankkaarten waarover lokaal bestuur Mortsel beschikt. Na finalisering zal deze nota aan het MaT ter goedkeuring voorgelegd worden. Medewerkers zullen de informatie nadien kunnen terugvinden op ons intranet ‘Mozaïek’.

De gemeenteraad van 18 juni 2024 keurde de lastvoorwaarden voor de levering, implementatie en onderhoud van een kassasysteem voor het stadsonthaal en burgerzaken goed. De gunning zal bij voorkeur gegeven worden aan een elektronisch kassasysteem in de cloud dat bovendien een link kan maken met de boekhouding. We voorzien de implementatie in het najaar. De uitgaven worden voorzien in het meerjarenplan 2020-2025.