Status

Afgerond

Startdatum

01-01-2022

Einddatum

31-12-2023

Inhoudelijke rapportering

2023 stond vooral in het teken van de uitrol van BEO. Deze webapplicatie vereenvoudigt het boekhoudprogramma NH zodat het opzoeken van budgetten, het maken van bestelbonnen en het goedkeuren van facturen vlotter kan verlopen. Aan de verschillende budgethouders en hun medewerkers lichtten we eind 2022 en begin 2023 in kleine overlegmomenten de module toe met de focus op het opzoeken van budgetten en de facturatieflow. 

In het tweede kwartaal van 2023 gingen we een stapje verder en informeerden we de budgethouders en hun medewerkers aan de hand van een uitgebreide handleiding over hoe ze in BEO een bestelbon moeten opmaken. We integreerden in de BEO-toepassing de vastgelegde aankoopprocedure: budgethouders keuren voortaan alle bestelbonnen goed; de ingebouwde visumcheck zorgt voor een controle op de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten en het beschikbaar budget. Tot slot is er een check op de goedkeuring van de bestelling door het bevoegd politiek orgaan. 
In de tweede helft van 2023 onderzochten we de mogelijkheden van BEO voor de opmaak van uitgaande facturen en testten we dit met de cluster Welzijn uit. Na nog enkele noodzakelijke technische aanpassingen (rubriekcodes, enz). rollen we deze toepassing in2024 verder uit over de andere diensten. 
Ook bereidden we een soepelere procedure voor bestellingen in het kader van de raamcontracten voor die kan toegepast worden vanaf 2024.

Het financieel proces rond het gebruik van provisierekeningen werd in de zomer van 2023 grondig onder de loep genomen en herwerkt. Het MaT, en vervolgens ook elke provisierekeninghouder, nam in het najaar kennis van het analyserapport. Het MaT keurde op 19 december de herwerkte nota voor het gebruik van provisierekeningen goed. Alle budgethouders en medewerkers kunnen deze raadplegen op Mozaïek.
Deze actie is afgerond en geborgd in de dagelijkse werking.