Status

In uitvoering

Startdatum

01-01-2022

Einddatum

Inhoudelijke rapportering

In het kader van het relanceproject Vlaamse Veerkracht subsidieert de Vlaamse overheid diverse types van digitaliseringsprojecten bij lokale besturen. Onder de noemer ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ (GZG), konden lokale besturen projecten indienen met een focus op innovatieve dienstverlening, digitale democratie of de werkplek van de toekomst. Mortsel diende in het voorjaar van 2022 een project in waarvan de kern de realisatie van een tijds- en plaatsonafhankelijk klantencontactcentrum op basis van LB365 is. Binnen het consortium LB365, waar we in de gemeenteraad van februari 2022 bij aansloten, doen we nieuwe toevoegingen op het bestaande midofficepakket. De jury van GZG beoordeelde het project positief en de Vlaamse regering keurde het project goed. Het gaat over een project van 738.632,69 euro waarvan 590.906,15 euro door de Vlaamse overheid wordt gesubsidieerd. De eigen inbreng omvat de loonkosten van o.a. de projectcoördinator die het project intern begeleidt. 

In 2024 werd er gefocust op volgende zaken:

  • Postregistratie
    • Lancering van de module postregistratie met een focus op inkomende poststromen vanaf 1 januari 2024.
    • Functioneel en technisch voortraject rond de integratie met Digitaal Ondertekenplatform werd gegund. Deze integratie is belangrijk om uitgaande brieven ook elektronisch te kunnen laten ondertekenen.
    • Uittesten integratie MAGDA documentendienst. Succesvol werken van de koppeling is een voorwaarde om uitgaande poststromen via het systeem te laten verlopen. Was technisch nog niet matuur genoeg om breder uit te rollen. Dit is voorzien voor 2025.
  • Meldingen en klachtenmodule
    • Er is een flexibele koppeling tussen www.mortsel.be en het klantencontactensysteem gerealiseerd.
    • Koppeling tussen klantencontactensysteem en het 3P-systeem is opgezet en getest. Dit is nodig om meldingen te laten doorstromen naar het werkordersysteem.
    • Het klachtenbeheer verloop sinds oktober via ons klantencontactensysteem. Dit verloopt goed.
    • Proces meldingen verbeteren, intern vereenvoudigen en bijsturen alvorens over te stappen van 3P naar het klantencontactensysteem. Voorzien voor voorjaar 2025.
  • Zaalreservatie
    • OSLO-traject rond zaalreservering 
    • Marktonderzoek rond out-of-the-box oplossingen rond zaalreservatie
    • Bezoek Digitopia Wommelgem rond inrichting vergaderzalen nieuwe stadhuis + digital signage + interactief samenwerken
  • e-Inclusietraject voor medewerkers: in kaart brengen van hun competenties via de digicheck.