Status

Afgerond

Startdatum

01-01-2020

Einddatum

31-12-2024

Inhoudelijke rapportering

De thema-audit geldmiddelen van Audit Vlaanderen bracht naar voor dat er een systematiek nodig is om de bankrekeningen en resterende kassa’s veilig, accuraat en transparant te beheren. Tevens dienen de rollen en autorisaties voor het beheer van geldmiddelen geëvalueerd te worden.

In het voorjaar 2024 werden alle rekeningen van de verschillende banken ‘opgeschoond’. De namen van rekeningen werden aangepast, ongebruikte rekeningen werden opgezegd, volmachten en toegangen voor het beheer van de sociale rekeningen werden aangepast. 

De gemeenteraad van 18 juni 2024 keurde de lastvoorwaarden voor de levering, implementatie en onderhoud van een kassasysteem voor het stadsonthaal en burgerzaken goed. De gunning zal bij voorkeur gegeven worden aan een elektronisch kassasysteem in de cloud dat bovendien een link kan maken met de boekhouding. De implementatie is voorzien in 2025.

In december keurde het MaT de nota 'Banken lokaal bestuur Mortsel' en 'Banken AGB' goed. Deze nota is een uitwerking van de aanbeveling van audit Vlaanderen en passend in het kader van organisatiebeheersing. De nota geeft een overzicht van de verschillende soorten rekeningen en de mogelijke bijhorende handtekenbevoegdheden, volmachten, toegangen (master user en gebruiker), bankkaarten e.d.  Medewerkers kunnen - afhankelijk van hun functie en taak - via webtoepassingen de bankrekeningen opvolgen en beheren. Het openen van rekeningen en het toekennen van volmachten, toegangsrechten en kaarten is uitsluitend de bevoegdheid van de dienst financiën.  Het principe van de dubbele handtekeningregel werd ingevoerd voor (bijna) alle rekeningen. De actualisatie en de opvolging van alle toegangen, rechten, kaarten, enz. is geborgd in de dagelijkse werking van de dienst financiën. 

Deze actie is afgerond en geborgd in de dagelijkse werking.