Terug

6.4.2.1 Uitvoeren van de zelfevaluatie organisatiebeheersing

Status

Afgerond

Startdatum

01-01-2021

Einddatum

31-12-2021

Inhoudelijke rapportering

De zelfevaluatie organisatiebeheersing werd afgerond op de MaT-dag van 20 september 2021. Deze geeft een indruk van hoe we er bij lokaal bestuur Mortsel globaal genomen voorstaan op het vlak van organisatiebeheersing. We maakten risico- en maturiteitsinschattingen die we vertaalden naar een realistisch aantal verbeterprojecten. Die verbeterprojecten worden vervolgens opgenomen in de aanpassing van het meerjarenplan van december 2021. Op die manier integreren we het uitvoeren van en rapporteren over organisatiebeheersing in onze BBC. Voor lokaal bestuur Mortsel zijn beheersen en ontwikkelen immers twee kanten van dezelfde medaille.

We werken enkel op de thema’s:

waar een heel groot risico gecombineerd wordt met
- de maturiteitsinschatting onbestaand;
- de maturiteitsinschatting ad hoc;
- de maturiteitsinschatting gestructureerde aanzet;
- de maturiteitsinschatting gedefinieerd.
waar een groot risico gecombineerd wordt met
- de maturiteitsinschatting onbestaand;
- de maturiteitsinschatting ad hoc;
- de maturiteitsinschatting gestructureerde aanzet.

Dat geeft het onderstaande beeld.

Ambitie	Risico	Maturiteit	Actie?
De organisatie heeft een efficiënt en betrouwbaar informatiebeheer.	Groot risico	Ad hoc	Implementatie van het project “Moderne digitale werkplek” met daarin: implementatie van een mid-office systeem implementatie van M 365 uitwerken van een intranet/kennisdatabank >> Bestaande actie: 6.2.1.3 Moderne digitale werkplek Verder uitwerken / afwerken van inventaris informatiestromen. Proces uitwerken om de inventaris informatiestromen permanent actueel te houden. Afspraken maken met CAD om het ondertekenen van verwerkersovereenkomsten standaard op te nemen in gunningsprocedure van softwarepakketten. >> Nieuwe actie: 6.4.3.6 Afwerken van de inventaris informatiestromen
De organisatie beheerst haar sleutelprocessen goed.	Heel groot risico	Ad hoc	Een aanbod rond procesbeheer uitwerken zodat kernprocessen binnen de organisatie in kaart gebracht kunnen worden door de coördinatoren. Aandacht schenken aan procesbeheer binnen het project Moderne digitale werkplek. >> Nieuwe actie: 6.4.3.3 Procesmanagement optimaliseren >> Bestaande actie: 6.2.1.3 Moderne digitale werkplek
De organisatie beheert de informatie en de ICT veilig.	Heel groot risico	Gestructureerde aanzet	Fysiek sleutelbeheer van nieuwe en resterende campussen uitwerken. Digitaal rechten- en rollenbeheer verfijnen en zoveel mogelijk koppelen aan profielen binnen Active Directory om het beheer te vereenvoudigen. Verplichtingen rechten- en rollenbeheer KSZ op punt zetten en rollenbeheer New Horizon verfijnen. >> Nieuwe actie: 6.4.3.1 Fysiek sleutelbeheer uitwerken >> Nieuwe actie: 6.4.3.2 Digitaal rechten- en rollenbeheer verfijnen
De personeelsadministratie verloopt correct en personeelsvragen worden juist beantwoord.	Groot risico	Gestructureerde aanzet	Ticketingsysteem voor interne personeelsvragen mee opnemen in het mid-office traject. Verbeterproject rond interne HR-processen. >> Bestaande actie: 6.2.1.3 Moderne digitale werkplek >> Nieuwe actie: 6.4.3.4 Interne HR-processen documenteren
De organisatie biedt ondersteuning aan medewerkers in deontologisch gevoelige situaties.	Heel groot risico	Gestructureerde aanzet	Binnen de zelfevaluatie organisatiebeheersing worden ook de meest kwetsbare functies meegenomen Dilemmatraining organiseren binnen de teams via een vastgelegde methodiek Meldpunt integriteit installeren voor medewerkers Deontologische code aanvullen met voorbeelden op maat van de verschillende diensten Traject leidinggevenden uitwerken rond de verschillende aspecten van integriteit >> Nieuwe actie: 6.3.4.1 Integriteitsaanbod uitwerken en implementeren
De organisatie weet hoe ze haar interne communicatie, externe communicatie en informatiebeheer wil inzetten om de doelstellingen te realiseren en haar dienstverlening te optimaliseren.	Groot risico	Gestructureerde aanzet	Visie rond interne communicatie uitwerken en implementeren (intranet, nieuwsbrief, nieuws van het MaT, communicatie beleidsbeslissingen, …) >> Nieuwe actie: 4.2.1.4 Interne communicatieinstrumenten optimaliseren
De externe communicatie focust op de realisatie van de doelstellingen en de optimalisatie van de dienstverlening.	Groot risico	Gestructureerde aanzet	Nieuwe en toegankelijke website >> Bestaande actie: 4.2.1.1 Verbeteren van de website
De financiële planning op lange en korte termijn wordt op tijd opgemaakt en is gericht op de realisatie van de doelstellingen en de optimalisatie van de dienstverlening.	Heel groot risico	Gedefinieerd	Formeel uittekenen van het proces ‘financiële planning’ en dit laten goedkeuren op de respectievelijke raden. >> Nieuwe actie: 6.4.3.5 Financiële kernprocessen documenteren
De organisatie heeft een degelijke, transparante en betrouwbare financiële werking.	Heel groot risico	Gestructureerde aanzet	Formeel uittekenen van processen: inkomende (e-)facturen uitgaande (e-)facturen visum provisies financiële controles >> Nieuwe actie: 6.4.3.5 Financiële kernprocessen documenteren
De organisatie hanteert een adequate aanpak in het correct innen van haar inkomsten en naar een goed beheer van haar uitgaven.	Heel groot risico	Gestructureerde aanzet	Aanpassen definitie dagelijks bestuur en laten goedkeuren op de organen Vernieuwd traject budgethouders met focus op bewustzijn verantwoordelijkheid mbt de ontvangstencyclus + periodiekere informatiemomenten >> Nieuwe actie: 6.3.4.2 Budgethouders versterken in hun rol
De organisatie heeft voor haar ICT-beleid eigen beleidskeuzes gemaakt om de doelstellingen te realiseren en de dienstverlening te optimaliseren.	Groot risico	Gestructureerde aanzet	Mid-office project, opkuisen applicatielandschap >> Bestaande actie: 6.2.1.3 Moderne digitale werkplek
De organisatie hanteert een kader voor organisatiebeheersing	Groot risico	Gestructureerde aanzet	We rapporteren via het meerjarenplan over de uitvoering van alle acties en actieplannen die voortkomen uit, of een link hebben met de resultaten van de zelfevaluatie organisatiebeheersing. >> Nieuw actieplan: 6.4.2.: We hanteren een kader voor organisatiebeheersing >> Nieuwe actie: 6.4.2.1 Uitvoeren van de zelfevaluatie organisatiebeheersing >> Nieuwe actie: 6.4.2.2 Jaarlijks rapporteren over organisatiebeheersing via het meerjarenplan