Status

In uitvoering

Startdatum

01-01-2022

Einddatum

Inhoudelijke rapportering

Bij de zelfevaluatie van 2021 maakten we risico- en maturiteitsinschattingen bij de geformuleerde ambities van ons kader organisatiebeheersing. Die hebben we vervolgens vertaald naar een aantal concrete verbeterprojecten die we als actie lieten inkantelen in het meerjarenplan bij de aanpassing 2021-2. De ambitie ‘De organisatie heeft een degelijke, transparante en betrouwbare financiële werking’ leidde tot deze actie waarbij we financiële kernprocessen wensen te documenteren. Het betreft hier vooral de flow van inkomende en uitgaande facturen, de visumverlening, en de afrekening van provisies en financiële controles.

De facturatieflow werd eind 2021 nog verder gedigitaliseerd: facturen worden voortaan via de digitale handtekenmap ondertekend en van daaruit ook doorgestuurd naar de dienst facturatie. Het mailverkeer is zo sterk gereduceerd. We lichtten deze nieuwe werkwijze toe aan alle budgethouders. De handleiding is raadpleegbaar op de servermap public. Ze is een vast onderdeel bij de toelichting aan nieuwe budgethouders. In het boekhoudprogramma nemen we voortaan ook de door de budgethouder goedgekeurde factuur als bijlage mee op. Vanaf 2022 is er bijgevolg geen papieren klassement meer. 
In het voorjaar werkten we verder aan de implementatie van de BEO-webmodule. Deze webapplicatie vereenvoudigt het boekhoudprogramma NH zodat het opzoeken van budgetten, het maken van bestelbonnen en het goedkeuren van facturen vlotter kan verlopen. In functie hiervan werd een vorming gevolgd m.b.t. het toegangsbeheer van NH. De uitrol van BEO is gepland in het najaar.

De nota voor de budgethouders betreffende het aankoopproces en de rol van het visum is raadpleegbaar op de servermap public. Ze is een vast onderdeel bij de toelichting aan nieuwe budgethouders. Visums vanuit de centrale aankoopdienst worden verleend op het visum aanvraagformulier. Visums vanuit de dienst HR worden verleend binnen e-besluit. De budgetsleutel wordt steeds getoetst aan de MaT-fiche die werd opgemaakt bij het openstellen van een vacature.

In 2021 keurde het MaT de nota m.b.t. de werkwijze voor het gebruik van een provisierekening goed. De handleiding is raadpleegbaar op de servermap public. Ze is een vast onderdeel bij de toelichting aan nieuwe budgethouders. De bijhorende Excel werd recent vereenvoudigd.